KEARSIPAN

KEARSIPAN

Bertemu kembali bersama Elsiva, kali ini saya akan menuliskan materi tentang kearsipan.Yuuuk langsung saja…

1.Pengertian Arsip

Pengertian arsip dapat dilihat dari 2 (dua) segi, yaitu :

a.Segi bahasa

Secar etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti “Permulaan”, Kemudian dari kat menjadi “arche” berkembang menjadi kata “Ta Archia” yang berarti catatan, Selanjutnya berubah lagi menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”.

b.Pendapat Para Ahli

Banyak sekali para ahli yang berpendapat tentang pengertian arsip, tetapi disini saya akan menuliskan beberapa pengertian arsip, tidak semua.

1). Menurut The Liang Gie, dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur , berencan dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali di perlukan dapat cepat I temukan kembali

2). Menurut Prof. Prajudi Atmosudirdjo membedakan istilah file dan records walau dalam bahasa indonesianya diartikan arsip. File berarti : Wadah, tempat,map, Ordner, doos, kotak, almari cabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, dan bahan-bahan tertulis, piagam ,surat, keputusan, daftar ,dokumen, dan peta.

3). Menurut Arsiparis Italia, Eugenio Casanova (1867-1951) dalam bukunya Archivistica (Seina 1928) Arsip sebagai penambahan secara tertib dokumen-dokumen yang diciptakanselama kegiatannya oleh suatu lembaga atau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik, hukum, atau budaya oleh lembaga perorangan tersebut.

Dari beberapa pengertian arsip tersebut, dapat disimpulkan, bahwa Arsip merupakan “ dokumen (yang merekam informasi) baik yang berbentuk tunggal maupun yang kelompok (berjilid) dan okumen tersebut merupakan ahsil dari kegiatan suatu lembaga atau kantor baik pemerintahan maupun swasta dan digunaka sebagai rujukan dan bukti sejarah maupun masa lampau.

2. Jenis-Jenis Arsip

Arsip dapat digolongkan atas beberapa jenis, atau macam tergantung dari sisi peninjauannya, yaitu :

1). Berdasarkan fungsinya arsip

Berdasarkan fungsinya, arsip dapat di bedakan mnejadi :

a. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu Negara. Arsip dinamis di bagi menjadi dua yaitu, Arsip dinamis Aktif dan arsip dinamis inaktif.

b. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak aktif dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi organisasi. Arsip statis diperlukan hanya sebagai pertanggungjawaban dan untuk bahan penelitian saja (bukti historis) . Biasanya arsip statis berfungsi sebagai bahan informasi dan tersimpan di Arsip Nasional.

2). Berdasarkan Nilai Guna Arsip

Ditinjau dari penggunannya arsip dapat dibedakan atas :

a. Atau Nilai Guna Primer

Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan instansi/pencipta yang menghasilkan arsip.

b. Nilai Guna Sekunder

Yaitu nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain dan atau kepentingan umum di luar instansi npencipta arsip serta kegunaannya sebagai bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/nasional.

3). Berdasarkan Sifat

Berdasarkan sifatnya arsip dapat dibedakan :

a. Arsi p Tertutup, yaitu Arsip yang dalam pengolahan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat. Contohnya, Peta, desain bangunan.

b. Arsip Terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua orang berdasarkan tingkat penyimpannya dan pemeliharaannya.

4). Berdasarkan Keasliannya, arsip di bedakan atas arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, arsip petikan/kutipan.

5). Berdasarkan Subyek/ Isinya,arsip dapat atas berbagai macam, misalnya arsip keuangan, kepegawaian, pendidikan atau pemasaran, penjualan dan sebagainya.

6). Berdasarkan benuk dan judulnya, arsip terdiri atas berbagai macam surat ( arsip korespondensi )yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

7). Berdasarkan sifat dan kepentingannya, arsip dibagi menjadi 2 (dua) yaitu :

a. Arsip penting , yaitu yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya misalnya, KTP, SIM, surat nikah.

b. Arsip Vital, yaitu arsip yang bersifat permanent disimpan untuk selama-lamanya , misalnya : Akte, Ijazah, dan sebagainya.

3). Fungsi Arsip

Adapun fungsi yang dapat dilihat dari system penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu :

1). Sebagai Data

2). Sebagai Pembuktian

3). Kebijakan Di masa yang akan datang

4). Sebagai Dokumentasi

6). Alat penyimpanan

Adapun Asas-asas dalam dunia kearsipan. Pada dasarnya dad beberapa asas dalam pengolahan surat, baik surat masuk maupun surat keluar yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi atau ass gabungan dari kedua asas tersebut.

1). Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi dalam arti semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara terpusat (sentral). Asas ini juga disebut asas satu pintu atau One door/gate policy.

2). Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah kegiatan pengolahan surat baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing- masing unit kerja dalam suatu organisasi. Unit kerja bertanggung jawab dalam melakukan penerimaan surat, pencatatan, pendistribusian, dan pengiriman surat.

4. Syarat-Syarat Petugas Arsip

Tenaga yang dibutuhkan dalam mengelola dan mengurus arsip adalah tenaga yang terampil dan paham tentang system kearsipan yang baik, seorang tenaga kearsipan harus memiliki syarat-syarat sebagai berikut :

a).Pengetahuan dan keterampilan tentang arsip surat menyurat, seluk beluk tentang organisasi/instansi dan tata keterampilan atau system kearsipan.

b). Pendidikan minimal Sekolah Menengah Kejuruan

c). Tekun, Teliti, rapih, cermat, dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan

d). Cekatan, cerdas, dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan

e). Disiplin, Jujur, dan Bertaggung jawab

f). Ramah dan sopan dalam melayani permintaan Arsip

g). Loyal dan dapat menyimpan Rahasia

h). Sehat Rohani dan Jasmani

i). Bekerja secara Profesional

5. Jenis-Jenis Peralatan Arsip

Banyak sekali peralatan atau alat-alat yang di gunakan dalam Arsip, alat-alat ini pula yang membantu dalam dunia kearsipan dan sangat membantu pegawai/pekerja Arsip. Di bawah iniadalah nama-nama dan gambarnya.

1.Rotary Filling Cabinet (alat penyimpanan berputar)