Etika Berkomunikasi Menggunakan Telepon

ETIKET DALAM MENERIMA TELEPON

Kembali lagi bersama Elsiva, dalam Materi Etika Berkomunikasi dalam Telepon. Yuuk kita ulas materi apa saja yang akan di bahas..

1. Etiket Bertelepon

             Hal terpenting dalam etiket bertelepon adalah suara yag jelas,tegas, namun terkesan ramah, hangat dan bersahabat. Dengan suara merdu yang dapat di dengar, tidak jarang orang lebih menjadi betah dan senang berkomunikasi dengan kita.  Tidak salah jika kesan pertama dapat timbul dari cara pembicaraan di telepon. Dengan hanya mendengar orang luar sering menyimpulkan pribadi penerima telepon. Penampilan menarik tidak akan tampak dalam hubungan bertelepon, akan tetapi kepribadian seseorang jelas tercermin melalui bagaimana mereka menyampaikan sesuatu yang harus dikatakan.

  

           Bagaimanakah etiket dalam bertelepon ? Ketika kita menggunakan pesawat telepon, kita memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi, oleh karena itu kita harus mengetahui apa sajakah hal-hal yang penting dan harus diketahui dalam etiket penerimaan telepon dalam sebuah instansi/kantor. yaitu sebagai berikut :

      a). Jangan biarkan telepon bordering terlalu lama,maksimal tiga kali bordering segeralah telepon di angkat dan jawablah debgan sopan.

      b). Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.

      c). Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama bebicara dengan si penelpon.

      d). Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita,jangan sampai melamun atau bersikap tidak setuju pada pembicaraan.

      e). Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan , sebaliknya bicaralah dengan sikap yang menyenangkan.

      f). Berusahalah menanggapi maksud pembicaraan dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara di perhatikan, seperti layaknya kita berhadapan lansung dengannya.

     g). Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.

     h). Apabila kita menelpon , kita harus siap menyebut nama dan jabtan orang yang akan di tuju, disamping pokok pembicaraannya.

     i). Apabila kita menelpon seseorang,  kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara.

     j). Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja.

     k). Catat pesan-pesan poin yang di sampaikan.

     l). Mintalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah maaf jika kesalahn- kesalahan sewaktu- waktu dalam pembicaraan telepon.

    m). Mengakhiri pembicaraan dengan tepat.

    n). Meletakan gagang telepon dengan pelan.

2. Hal- hal yang harus di hindari dalam komunikasi melalui telepon

     a). Memakai bahasa informal, terutam kepada orang yang belum tau siapa orang yang berbicara                di telepon.

     b). Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.

     c). Brbicara sambil makan sesuatu atau bebicara sambil makan permen.

     d). Berbicara terlalu banyak basa basi.

     e). Berbicara dengan nada kasar atau membentak

     f). Berbicara dengan nada yang memerintah.

     g). Penelpon di biarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanyabunyi musik yang di                     perdendangkan.

     h). Penelpon di transfer berkali-kali atau di transfer ke alamat salah.

     g). Nada dan intonasi terkesan malas.

3. Langkah- Langkah dan Tekhnik Menerima Telepon

    1). Tekhnik mengangkat telepon

      Setiap kali telepon bordering, harus segera di angkat, jangan sampai telepon berdering tiga (3) kali, sebab akan mengganggu suasana kerja. Karena letak ruang sekretaris biasanya, berdekatan dengan ruangan pimpinan. Oleh karena itu, kita harus bergerak cepat jika telepon berdering.

         a). Menyiapkan buku catatan

    Siapkan buku catatn dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Sekretaris harus dapat   bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunkan kedua tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan yang di sampaikan.

         b). Memberi salam pada penelpon

      Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelpon, kemudian memberikan identitas  perusahaan  tempat kita bekerja (Nama kantor atau nama nomor telepon dan nama penerima telepon). Bila si  penelpon lebih dulu mengucapkan salam, dan menyebutkan identitas dirinya.

         c). Membuka Pembicaraan

    Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada di tempat kerja, penelpon di     harap untuk menuggu sebentar karena kita harus mentransfer hubungan tersebut ke telepon                 pimpinan. Jika  pimpina ternyata tidak mau di ganggu, maka dengan bijaksana kita mengatakan           bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau yang lain.

         Contoh :

“Selamat pagi, PT. ABADI JAYA, ada disini”,

        d). Hubungkan segera si penelpon dengan yang yang dicari

      Yakinkan siapa orang yang akan di hubungi/dicari karena penelpon akan sangat kecewa bila yang di hubung tidak sesuai dengan yang di kehendaki. Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alphabet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas.

        e). Menciptakan kesan yang baik

   sebagai contoh :

“Ya, Pak/Bu, apakah dapat mengganggu ?”

“Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar ?”

        f). Mencatat pesan

   Apabila, telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju penerima telepon harus mencatat segala sesuatu yang diperlukan, memberikan keterangan yang jelas dan lengkap, menanyakan kepada penelpon nama dan nomor teleponnya hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menenlpon kembali, memghindari kesalahn- kesalahan isi pesan dar si penelpon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut.

       g).Salam Penutup

     Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan si penelpon, penerima telepon sebaiknya mengucapkan “selamat pagi” atau “selamat sore” sesuai dengan situasi waktu pada saat menelpon, dan jangan meletakan gagang telepon sebelu si penelpon menutupnya terlebih dahulu.

           Demikian yang bisa saya tulis di blog saya dan dapat bermanfaat bagi para pembaca, sampai bertemu kembali di blog selanjutnya... :D